Cristhofer Pinto Oliveira[1]
É muito comum quando falamos de obrigações assessórias no Simples Nacional, os empreendedores confundirem com tarefas administrativas, as quais despendem tempo e energia.
Assim, merecer a indagarmos: você realmente tem conhecimento quais são essas obrigações e por elas são de suma importância para a mantença de sua empresa em conformidade com a legislação tributária?
Em que pese, no Simples Nacional sabermos que o legislador procurou simplificar a tributação, não deixou-se de exigir o cumprimento de algumas responsabilidades adicionais, as quais, uma vez esquecidas, podem implicar em multas e outras problemas de ordem fiscal.
Deste modo, no presente artigo, vamos tentar esmiuçar o que são as obrigações assessórias, e ainda a razão do que porque eles precisam ser realizadas, bem como também apresentaremos as principais exigências legais.
A leitura acerca do tema é de relevante importância, pois servirá para que sua empresa garanta estar sempre em dia com suas obrigações assessórias.
O que são as obrigações acessórias do Simples Nacional?
Essencialmente as obrigações assessórias no Simples Nacional dizem respeito aos deveres que a empresa uma vez enquadrada neste regime tributário tem o dever legal de cumprir a fim de manter sua regularidade fiscal e seu funcionamento da forma correta.
Mesmo as obrigações acessórias não envolverem diretamente o recolhimento dos impostos, elas são indispensáveis, haja vista que servem para o Fisco acompanhar as atividades econômicas e fiscais da empresa.
Tratam-se de obrigações tributárias relacionadas a entrega de declarações anuais e mensais, e ainda da emissão de documentos como notas fiscais.
O devido cumprimento tem como escopo garantir a transparência das operações comerciais da empresa, assegurando, desta forma que a empresa tem cumprido corretamente com suas responsabilidades tributárias.
Qual a importância das obrigações acessórias no Simples Nacional?
Dentre os principais motivos os quais evidenciam a essencialidade do cumprimento das obrigações acessórias, podemos citar os seguintes:
- Evitar aplicação de multas e penalidades, pois o não cumprimento muitas vezes acarreta em multa pesadas;
- Manter a regularidade fiscal, haja vista que o cumprimento é crucial a fim de garantir que a empresa fique em conformidade com a legislação tributária, podendo operar sem nenhum óbice legal;
- Facilitar o acesso a créditos e benefícios fiscais, posto que mantendo a empresa regularidade fiscal terá maiores chances de obter financiamentos e participar de licitações públicas.
- Organização Contábil, posto que o cumprimento das obrigações acessórias servem para propiciar as empresas a manter sua documentação contábil organizada, o que é fundamental para o planejamento financeiro e gestão do negócio.
Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?
Agora que passamos a entender o quanto é fundamental e essencial que as empresas estejam em dia com o cumprimento de suas obrigações tributárias acessórias, podemos explorar, algumas das tarefas que as empresas enquadradas no Simples Nacional precisam realizar:
- DEFIS (DECLARAÇÃO DE INFORMAÇÕES SOCIOECONÔMICAS E FISCAIS)
A DEFIS vem a ser uma declaração anual a qual serve para informar a Receita Federal os dados econômicos e fiscais da empresa referentes ao ano anterior.
É obrigatória para todas empresas optantes do Simples Nacional, devendo ser entregue até o dia 31 de março do ano seguinte.
- Emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscal é uma das obrigações indispensáveis, tendo como objetivo o registro das vendas de produtos ou da prestação de serviços.
Ao passo que, além de comprovação a transação comercial, a nota fiscal é basicamente o documento utilizado para apuração de impostos e para garantir a credibilidade da empresa.
- Livros Fiscais e contábeis
Cabe as empresas optantes do Simples Nacional manterem atualizados seus livros fiscais e contábeis, tais como o Livro Caixa e o Livro de Registro de Inventário. Tais documentos, sem dúvida, são importantes para o controle financeiro e para as auditorias fiscais.
Vejamos, assim os principais livros exigidos:
- Livro Caixa: Registra todas as movimentações financeiras e bancárias;
- Livro Registro de Inventário: Registra o estoque de mercadorias ao final do ano (para quem paga ICMS).
- Livro Registro de Entradas: Registra as entradas de mercadorias e aquisições de serviços (para quem paga ICMS).
- Livro Registro dos Serviços Prestados: Registra os serviços prestados sujeitos ao ISS.
- Livro Registro de Serviços Tomados: Registra os serviços tomados sujeitos ao ISS.
- Outros livros específicos: Para empresas que comercializam combustíveis ou trabalham com veículos, por exemplo.
Exceções:
Empreendedores Individuais (EI) com receita anual de até R$36.000,00 são dispensados de manter esses livros.
Guarda de Documentos:
Os documentos fiscais e livros sem exceção precisam ser guardados em bom estado de conservação pelo tempo exigido pela legislação.
Declarações:
- Declaração Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais: Anual, até o final de março, para informar dados fiscais e socioeconômicos.
- Declaração Eletrônica de Serviços: Substitui os livros de serviços prestados e tomados, sendo obrigatória para quem presta ou toma serviços, conforme a legislação municipal.
Os registros e declarações ajudam a manter a empresa em conformidade fiscal e ainda evitam problemas com a Receita Federal e com os fiscos estaduais e municipais.
- Apuração mensal de tributos
Mesmo com o pagamento unificado através do DAS, a apuração mensal dos tributos é essencial. Isso envolve calcular corretamente o valor devido com base no faturamento bruto da empresa e nas alíquotas aplicáveis.
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)
A GFIP deve ser enviada pelas empresas que possuem empregados registrados. Pois é ela que informa os valores do FGTS e da contribuição previdenciária de cada funcionário, sendo essencial para a regularidade trabalhista.
- DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte)
A DIRF é obrigatória para empresas que retêm imposto na fonte, como no pagamento de salários ou contratação de serviços de terceiros. Portanto, ela deve ser entregue anualmente à Receita Federal.
Em resumo, tanto a DEFIS quanto a DIRF são documentos baseados na contabilidade da empresa ao longo do ano e devem ser enviadas corretamente para evitar problemas com o fisco.
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
A RAIS é uma obrigação anual que informa ao governo dados sobre os empregados da empresa. Dessa forma, tais informações são usadas para acompanhar o mercado de trabalho e determinar o pagamento de benefícios sociais.
De fato, essas obrigações ajudam a manter a empresa com a documentação completa e regular. Assim, é recomendável contar com um contador ou um serviço de contabilidade, que pode cuidar de tudo isso para evitar problemas com o governo e garantir que tudo esteja em ordem.
Principais tipos de obrigações acessórias:
1.Emissão de Notas Fiscais: Registros de vendas e serviços prestados.
2.Escrituração de livros fiscais e contábeis: Como livro-caixa, livro diários e razão.
3.Envio de declarações: Informar tributos apurados e movimentações financeiras aos órgãos fiscais.
| OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS MENSAIS: | O QUE É? |
| PGDAS-D (Simples Nacional) | Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório |
| DCTF | Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais |
| SPED Fiscal | Sistema Público de Escrituração Digital |
| EFD-Contribuições | Programa Gerador da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições |
| GFIP (FGTS e Previdência) | Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social |
| eSocial | Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas |
| GIA (ICMS) | Guia de Informação e Apuração do ICMS |
Bem como, há obrigações acessórias que devemos cuidar anualmente:
| OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS ANUAIS: | O QUE É? |
| DEFIS (Simples Nacional) | Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais |
| DASN-SIMEI (MEIs) | Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual |
| SPED Contábil | Escrituração Contábil Digital |
| DIRF (Imposto Retido na Fonte) | Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte |
Quais as diferenças entre os regimes tributários?
Primeiramente, devemos entender como funcionam os regimes tributários e quais as obrigações relacionadas a eles.
– Simples Nacional: Regime simplificado com menos obrigações, como PGDAS-D, DEFIS e DASN-SIMEI (para MEIs).
– Lucro Real: Empresas maiores com maior complexidade, precisam de mais declarações e livros fiscais, como SPED Contábil e balanço patrimonial.
Porque são importantes?
Já que cumprir as obrigações acessórias é fundamental para evitar multas, garantir a conformidade com a legislação e permitir uma gestão financeira transparente é preciso automatizar processos.
Por exemplo, a emissão e controle de documentos fiscais pode facilitar o gerenciamento.
Em 2025, quais são as obrigações acessórias no Simples Nacional?
Em 2025, as obrigações acessórias continuam baseadas no que já vinha sendo praticadas, mas algumas regras podem ser atualizadas.
- Obrigações tributárias principais (pagamento de tributos):
DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional):
A empresa deve pagar mensalmente o DAS, que inclui vários impostos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e INSS Patronal) em uma única guia. O valor é calculado com base no faturamento do mês anterior.
- Obrigações acessórias (declarações e documentos):
Estas são as principais declarações que a empresa deve entregar:
- PGDAS-D (Programa Gerador do DAS): Todo mês, a empresa precisa acessar o sistema do Simples Nacional, declarar o faturamento do mês anterior e gerar o DAS.
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Uma declaração anual que deve ser enviada até o final de março do ano seguinte, informando o faturamento e outras informações da empresa no ano anterior.
- Nota Fiscal: A empresa deve emitir notas fiscais de vendas de produtos ou serviços sempre que realizar operações. Além disso, precisa guardar as notas emitidas e recebidas.
- EFD-Reinf e DCTFWeb (caso tenha funcionários ou retenção de tributos): Empresas que contratam funcionários ou realizam retenções de impostos podem ter que enviar essas declarações ao governo.
- Outras obrigações:
- Certificado Digital: Em alguns casos (como empresas que têm funcionários), é obrigatório ter um certificado digital para cumprir as obrigações acessórias.
- Cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias: Se a empresa tiver funcionários, precisa registrar os empregados corretamente, pagar salários, recolher FGTS e INSS, além de enviar informações para o eSocial.
Conclusão
As obrigações acessórias do Simples Nacional são parte fundamental da gestão fiscal de qualquer empresa optante por esse regime.
Cumpri-las não é apenas uma exigência legal, mas também uma forma de garantir organização, regularidade e crescimento sustentável para o seu negócio.
[1] Advogado especialista Direito Tributário e Empresarial, Graduado em Direito pela Pontifícia Universidade Católica de Curitiba, com especializado em Direito Civil na Pontifícia Universidade Católica do Paraná, especializado em Direito Empresarial pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná, e, especializado em Direito Tributário e Processo Tributário pela Universidade Positivo.